Projektmonitoring

Projektmonitoring der Smart Cities Initiative (SCI-Monitoring)

Als einer der ersten nationalen Fördergeber hat der Klima- und Energiefonds ein systematisches Wirkungsmonitoring entwickelt, um intendierte & nicht intendierte Effekte sowie die Entwicklungsdynamik von Förderprojekten gezielt erfassen zu können. Die Wirkungsindikatoren werden entlang von drei Ziel-Dimensionen „bottom-up“ durch die Projektteams selbst entwickelt. Eine vom Klima- und Energiefonds bereitgestellte projektbegleitende Beratung ermöglicht gemeinsames Lernen und dient der Qualitätssicherung.

Das Ziel-Indikatoren-System

Im Rahmen des Projektmonitoring der Smart Cities Initiative (SCI-Monitoring) sind Projektkonsortien ab der 10. Ausschreibung 2018 verpflichtet, ein Ziel-Indikatoren-System (ZIS) für ihre Förderprojekte zu entwickeln, zu evaluieren und fortlaufend zu berichten. Dadurch werden die Projektfortschritte besser erfasst und Lernpotentiale effektiver zugänglich.

Bei dem entwickelten Ziel-Indikatoren-System handelt es sich um eine Matrix, in deren Zeilenköpfen die Ziele und in deren Spaltenköpfen die Indikatoren, die angestrebten Zielwerte, das Messsystem (Herkunft und Einsatz der Daten) sowie Erläuterungen zu den relevanten Zusammenhängen stehen.

Die Ziele unterteilen sich dabei in drei Gruppen für die jeweils unterschiedliche Indikatoren samt Zielwerten und Messsystem von den ProjektnehmerInnen entwickelt werden müssen:

Outputzielemachen deutlich welche Outputs (z.B. Berichte, Handbücher, Leitfäden, Dienstleistungen oder andere „Deliverables“) für welche Zielgruppe erzeugt und wie sie zur Verfügung gestellt werden sollen (z.B. Veröffentlichung auf einer bestimmten Homepage)
Wirkungszielebeschreiben, welche Wirkungen mit dem jeweiligen Projekt erzielt werden und in welchem zeitlichen Verlauf diese Wirkungen auftreten.
Programmziele sind durch das SC-Demo Programm vom Klima- und Energiefonds bereits vorgegeben. Es ist an dieser Stelle zu definieren, anhand welcher Indikatoren abgelesen werden kann, dass diese Ziele durch die geförderten Projekte auch erreicht werden.

Relevante Dokumente im SCI-Monitoring

Die folgenden Dokumente sind, eingebettet in den Gesamtprozess (siehe Abbildungen), von den ProjektnehmerInnen zu erstellen bzw. zu aktualisieren. Sie stellen die Grundlage für die Monitoring-Beratung durch den externen Dienstleister dar:

Start- & Planungspapier
Zielindikatoren-Matrix
Zwischenpapier(e)
Ergebnis- & Wirkungspapier

Ablauf des SCI-Monitorings

Das SCI-Monitoring wird nach dem folgenden Prozedere abgewickelt:

Die Fördernehmenden erstellen basierend auf dem Förderantrag ein Start- & Planungspapier sowie eine erste Version der Zielindikatoren-Matrix.
Diese Dokumente werden im Rahmen der ersten Zwischenpräsentation dem Klima- und Energiefonds vorgestellt und erläutert. Im Rahmen dieses Meetings wird auch die Beratung zu den projektspezifischen Indikatoren durchgeführt.
Auf das Start- & Planungspapier aufbauend werden in den Folgejahren von den Fördernehmenden einmal jährlich Zwischenpapiere erstellt, die den Projektfortschritt, die sich entwickelten Projektergebnisse und die sich daraus entfaltenden Wirkungen beschreiben; die Zielindikatoren-Matrix wird aktualisiert.
Diese Dokumente werden bei der zweiten und den folgenden Zwischenpräsentationen erläutert, es erfolgt eine weitere Monitoring-Beratung.
Bei Abschluss des Projekts erarbeiten die Fördernehmenden ein Ergebnis- & Wirkungspapier, das sich aus dem Planungspapier, wesentlichen Teilen der Zwischenpapiere und einem ausführlichen Ergebnis- und Wirkungsteil zusammensetzt. Das Ergebnis- & Wirkungspapier wird veröffentlicht und ersetzt den bisherigen publizierbaren Endbericht!
Parallel zur Dokumentation werden durch die Projektleitung die Web-Informationen (Projektdarstellung auf www.smartcities.at) erstellt. Die erste Web-Information beruht dabei auf dem Start- & Planungspapier. Sie wird mindestens einmal jährlich auf Basis der Zwischenpapiere aktualisiert und erhält ihre endgültige Form auf Grundlage des Ergebnis- & Wirkungspapiers.